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Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Der Schutz deiner Daten – und besonders der Daten von Kindern – ist uns sehr wichtig. Diese Erklärung informiert dich nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir auf der Website kitos.alptec.io und in der App kitos verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

ALPTEC
Postfach 20251
Justus-Liebig-Straße 2-4
41564 Kaarst
E-Mail: [email protected]

2. Wer ist wofür verantwortlich?

kitos wird von Kindertageseinrichtungen und deren Trägern („Einrichtungen“) genutzt, um mit Eltern und Angehörigen zu kommunizieren. Dabei gibt es zwei Rollen:

3. Besuch dieser Website

a) Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Webserver automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser und Betriebssystem. Das ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb). Die Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

b) Cloudflare

Zum Schutz vor Angriffen und für eine schnelle Auslieferung nutzen wir das Content-Delivery-Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Dabei werden Verbindungsdaten (insbesondere die IP-Adresse) über Server von Cloudflare geleitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich bestehen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

c) Keine Cookies, kein Tracking

Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Werbe-Tools und lädt keine Inhalte von Drittanbietern (Schriften und Bilder liegen auf unserem Server). Deine Auswahl im Cookie-Hinweis wird ausschließlich lokal in deinem Browser gespeichert („localStorage“, Eintrag kitos-consent). Das ist technisch erforderlich, damit der Hinweis nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Du kannst die Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern.

d) Kontakt per E-Mail

Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. Nutzung der App kitos

a) Nutzerkonto

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Hash), Vor- und Nachname, die gewählte Rolle (Eltern bzw. Einrichtung) sowie freiwillig Telefonnummer, Anschrift und Profilbild. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

b) Daten der Kinder und der Kita-Kommunikation

Eltern und Einrichtung können folgende Daten erfassen: Name und Geburtsdatum des Kindes, Gruppe, abholberechtigte Personen, Notfallkontakt, Kinderarzt sowie freiwillig Allergien und medizinische Hinweise; außerdem Anwesenheiten, Krank- und Abwesenheitsmeldungen, Essensanmeldungen, Nachrichten und Antworten, Antworten auf Abfragen, Lesebestätigungen, Formulare mit digitaler Unterschrift, Termine, Fotos, Videos und Audios sowie ein Änderungsprotokoll der Stammdaten.

Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag der Einrichtung (siehe Ziffer 2). Rechtsgrundlage der Einrichtung ist in der Regel der Betreuungsvertrag mit den Eltern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. gesetzliche Pflichten der Einrichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Angaben zur Gesundheit (z. B. Allergien) sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO; sie sind freiwillig und werden auf Grundlage der Einwilligung der Sorgeberechtigten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) bzw. zum Schutz lebenswichtiger Interessen des Kindes verarbeitet. Fotos und Videos von Kindern dürfen Einrichtungen nur mit Einwilligung der Sorgeberechtigten einstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber der Einrichtung widerrufen werden.

c) Wer sieht welche Daten?

Die Zugriffsrechte sind direkt in der Datenbank abgesichert: Eltern sehen nur ihre eigenen Kinder sowie Inhalte, die für sie, ihre Gruppe oder ihre Einrichtung bestimmt sind. Mitarbeitende sehen nur Daten ihrer eigenen Einrichtung. Inhalte einer Einrichtung werden Eltern erst angezeigt, nachdem die Einrichtung die Anmeldung des Kindes bestätigt hat. Die persönliche Pinnwand ist nur für dich sichtbar.

d) Push-Benachrichtigungen

Wenn du Benachrichtigungen erlaubst, speichern wir einen Geräte-Token, um dir Hinweise auf neue Nachrichten, Termine, Formulare oder Medien zu senden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Welche Benachrichtigungen du erhältst, legst du in der App unter „Benachrichtigungen“ fest; zusätzlich kannst du sie in den Einstellungen deines Geräts abschalten. Die Zustellung erfolgt über den Expo Push Service (650 Industries, Inc., USA), den Apple Push Notification Service (Apple Inc., USA) bzw. Firebase Cloud Messaging (Google LLC, USA). Übermittelt werden der Token sowie Titel und Kurztext der Benachrichtigung.

e) Termin-Erinnerungen und Kalender-Export

Erinnerungen an Termine werden lokal auf deinem Gerät geplant. Übernimmst du einen Termin in eine Kalender-App oder teilst ihn als Datei, entscheidest du selbst, an welche App die Daten gehen.

f) Einrichtungssuche (Google Places)

Beim Anlegen einer Einrichtung kann die Leitung ihre Kita über Google suchen, um Name und Adresse zu übernehmen. Dafür wird ausschließlich der eingegebene Suchbegriff über unseren Server an die Google Places API (Google Ireland Limited bzw. Google LLC, USA) übermittelt – ohne Daten von Eltern oder Kindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

g) Abonnements der Einrichtungen

Einrichtungen können ein Abonnement über den Apple App Store bzw. Google Play abschließen. Die Zahlung wickeln Apple bzw. Google ab; wir erhalten keine Zahlungsdaten. Zur Verwaltung der Abonnements nutzen wir RevenueCat, Inc., USA. Dabei wird die interne Kennung der Einrichtung sowie der Abo-Status übermittelt, keine Daten von Eltern oder Kindern. Bei Kauf auf Rechnung verarbeiten wir Rechnungsname, -anschrift und -E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag, steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

5. Hosting und Empfänger

Übermittlung in Drittländer

Soweit Anbieter mit Sitz in den USA eingebunden sind, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework), sofern der Anbieter zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Speicherdauer

7. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Die Server stehen in Deutschland; der Zugriff ist durch Rollen- und Rechtekonzepte auf Datenbankebene beschränkt. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Viele Daten kannst du direkt in der App einsehen, ändern und löschen. Wende dich im Übrigen an [email protected] bzw. – für Daten der Kita-Kommunikation – an deine Einrichtung.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

9. Kinder

Die App richtet sich an Eltern, Angehörige und Fachkräfte ab 18 Jahren. Kinder nutzen die App nicht selbst; ihre Daten werden ausschließlich von Sorgeberechtigten und der Einrichtung erfasst.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.